Já vimos que na construção civil, contratos não são peças isoladas; eles formam um ecossistema interligado, onde cada acordo impacta diretamente outros setores da obra. Verificamos, ainda, que uma gestão jurídica eficiente vai além da simples redação de cláusulas, envolve integração entre contratos, monitoramento contínuo, organização documental robusta, prevenção de pleitos e fortalecimento das relações comerciais. Essa base sólida de governança contratual é o que permite que obras avancem com menos riscos, mais previsibilidade e maior capacidade de enfrentar imprevistos.

A partir disso, entramos no tema hoje proposto: como o advogado pode, na prática, ajudar a criar sistemas eficientes, por meio de uma boa organização documental, garantindo que, diante de qualquer situação, a empresa saiba exatamente o que aconteceu, como aconteceu e onde estão os registros que comprovam suas ações.

Obras são como um grande organismo vivo, exigem um constante movimento — caminhões descarregando materiais, equipes avançando em diferentes frentes, projetistas revisando mudanças de última hora. No meio desse dinamismo todo, você, como gestor, saberia responder com segurança o que foi decidido na última reunião crítica? Quem autorizou a alteração no cronograma? Onde estão registrados os atrasos, os ajustes, os problemas e as soluções aplicadas ao longo do caminho?

Chegar ao fim de uma obra e perceber que faltam documentos essenciais para justificar prazos estendidos, custos adicionais ou resolver disputas é um cenário mais comum do que se imagina. É justamente por isso que a gestão do contrato, com um olhar jurídico, deixa de ser apenas uma formalidade e passa a ser um diferencial estratégico.

Na prática, a administração contratual funciona como uma ferramenta gerencial que permite o controle preventivo e corretivo dos fatores que impactam a obra. Isso significa acompanhar de perto registros como RDOs (Registros Diários de Obra), atas de reunião, registros fotográficos, relatórios de progresso, entre tantos outros documentos que carregam consigo o histórico do desenvolvimento da obra. Com efeito, um banco de dados bem organizado permite, por exemplo, comparar cronogramas planejados com os reais, identificar impactos e definir planos de ação consistentes.

E o que acontece quando este acompanhamento documental não é feito de maneira adequada?  É aqui que os números chocam. Cerca de 70% a 80% do tempo do analista de pleitos é dedicado à análise do histórico e da documentação do projeto (Hammad, 2001), porém, essa porcentagem se torna ainda maior quando a documentação do projeto fica confinada em um banco de dados não estruturado[1].

Por isso, é importante estruturar uma inteligência operacional para o acompanhamento de documentos da obra, para que as decisões sejam bem fundamentadas e os ajustes possam ser feitos de forma ágil e segura.

O jurídico pode potencializar uma obra criando processos eficientes de monitoramento, padronizando documentos, enriquecendo registros e conscientizando equipes técnicas sobre a importância desses processos. Nesse sentido, é essencial integrar as equipes do jurídico, financeiro e técnico em um sistema colaborativo, capaz de conectar informações e facilitar a gestão integrada.

Não há dúvidas de que projetos bem documentados não apenas permitem revisar lições aprendidas e reduzir erros em empreendimentos futuros, como também previnem litígios e, no caso do seu surgimento, fortalecem a posição da empresa em processos de mediação e arbitragem, onde alegar não basta — é preciso comprovar.

Em resumo, o advogado que atua bem nessa frente não é apenas o resolvedor de litígios quando as coisas saem do controle. Ele cria sistemas robustos de documentação, garante que cada etapa relevante esteja registrada e traduz obrigações jurídicas em orientações práticas para engenheiros e gestores.

Quer fortalecer o ecossistema contratual do seu projeto e transformar a gestão jurídica em um verdadeiro aliado estratégico? Vale a pena começar essa conversa. Afinal, construir bases sólidas é o primeiro passo para garantir o sucesso das suas obras.

 

 

[1] (Ahmed EL-Ghrory, Nor Hayati Bin Tahir, Norain Binti Ismail. Construction Claims Management System: features and requirements. International Journal of Recent Technology and Engineering (IJRTE) ISSN: 2277-3878,Volume-8, Issue- 1C2, May 2019).