No ecossistema de engenharia e infraestrutura, a ocorrência de pleitos costuma ser uma realidade. O contrato é assinado, a obra começa e logo pode aparecer um ponto fora da linha, especialmente se não houver registros bem feitos ou decisões claras. Pleitos custam tempo, imagem e dinheiro. Mas não são inevitáveis. Com prática contratual e gestão documental estratégicas, grande parte pode ser evitada ou resolvida sem atrito.

Mas antes de saber como, precisamos entender por que os pleitos nascem. Já vimos que eles não surgem de forma repentina, eles são, em grande parte, consequência de práticas mal conduzidas de gestão, alocação de riscos, processos de comunicação que poderiam ter sido melhor estruturados desde o início do empreendimento, escopos insuficientemente definidos, decisões tardias ou até expectativas desalinhadas entre contratante e contratada.

Diante disso, apresentamos a seguir cinco práticas que merecem ser avaliadas pelas empresas que atuam com contratos de engenharia para evitar que os pleitos surjam.

1) Planejamento prévio robusto e definição clara dos requisitos do projeto

A fase pré-contratual é decisiva. Para os projetos de maior vulto, a ausência de clareza sobre seus requisitos, critérios técnicos, objetivos e premissas básicas pode gerar interpretações divergentes e impactar, inclusive, situações futuras, quando do desenvolvimento do projeto.

Logo, as boas práticas incluem (i) a definição de objetivos estratégicos e requisitos do projeto; (ii) a descrição clara da base de projeto e das incertezas e; (iii) a disponibilização adequada das informações às partes.

Essa preparação permite que as partes, em especial, a contratada, compreendam corretamente o escopo, reduzindo lacunas técnicas.

2) Seleção técnica rigorosa e compatível com a complexidade do empreendimento

A escolha da contratada nunca pode ser guiada exclusivamente pelo menor preço. É comum que propostas agressivamente baixas estejam entre os principais fatores associados ao surgimento de pleitos, seja por erro de estimativa, seja por tentativas posteriores de recomposição via reivindicações.

Processos de pré-qualificação técnica, due diligence e avaliação objetiva de capacidade, experiência e recursos da empresa mitigam esses riscos e contribuem para relações contratuais mais estáveis.

3) Contratos estruturados como instrumentos operacionais e não apenas jurídicos

Contratos eficazes são aqueles que traduzem procedimentos claros, prazos de resposta, caminhos de decisão e regras de alteração. Assim, elencamos a seguir alguns elementos essenciais que devem ser considerados em sua elaboração: (i) prazos adequados para resposta a reclamações e aprovações técnicas; (ii) procedimentos padronizados para mudanças, com metodologia definida para apuração de impactos; (iii) definição da precedência e registro documental (com padronização e recorrência) e; (iv) cláusulas realistas de alocação de riscos, alinhadas à capacidade de controle de cada parte.

Esses mecanismos podem reduzir ambiguidades e evitar que divergências técnicas se convertam em pleitos.

4) Documentação contemporânea e equipes integradas durante a execução

A ausência ou fragilidade dos registros é um dos maiores fatores de escalonamento de disputas. Evidências sólidas permitem identificar desvios, mensurar impactos e resolver divergências ainda no âmbito da gestão do contrato – sem transformação em pleito formal. Eis algumas práticas recomendadas: (i) registro diário de obra padronizado; (ii) comunicações formais consistentes; (iii) atas, fotos e relatórios técnicos organizados e validados, entre outros documentos relevantes para a obra; (iv) além de uma atuação conjunta e colaborativa das equipes de engenharia, operações, jurídico e suprimentos.

5) Monitoramento contínuo, resposta tempestiva e atuação preventiva do jurídico

Pleitos costumam ter um terreno ainda mais fértil onde há silêncio, demora ou ausência de evidências. A função da administração contratual é justamente impedir que inconsistências se acumulem.

A atuação preventiva pode incluir (i) o acompanhamento sistemático da produtividade e dos marcos contratuais; (ii) a identificação de desvios antes que se consolidem; (iii) orientação jurídica contínua sobre formalização e registro de fatos e; (iv) a participação direta do jurídico na análise de riscos e na gestão das alterações contratuais.

Cada empreendimento possui sua própria dinâmica, e cabe a cada organização analisar como essas medidas podem se ajustar à sua realidade. Com efeito, quando bem adaptadas ao contexto do projeto, essas práticas podem contribuir de forma consistente para a redução de pleitos e para uma gestão contratual mais segura.

Evitar pleitos não depende de medidas isoladas, mas de uma estrutura contratual madura, alinhada à engenharia, ao planejamento e à governança da obra. Quanto mais operacional o contrato e mais robusta a documentação, menor será o espaço para disputas e maiores serão a previsibilidade e a segurança do empreendimento.

Quando o jurídico integra o fluxo do projeto desde o início, a tendência é a de reduzir disputas e fortalecer a posição da empresa em eventuais negociações ou instâncias de resolução de controvérsias.

Se sua empresa deseja transformar contratos em instrumentos de controle e não em fontes de conflito, vale revisitar suas práticas internas.